Настоящее положение принято в целях обеспечения современных требований информационного обмена путем использования информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», эффективной деятельности адвокатской палаты, оперативного взаимодействия с адвокатами и адвокатскими образованиями, своевременного направления и получения информации, иным направлениям взаимодействия между адвокатской палатой, адвокатами и адвокатскими образованиями Республики Дагестан, а также в целях экономии расходной части бюджета Адвокатской палаты Республики Дагестан по рассылке почтовой корреспонденции на бумажных носителях.
1. Переписка с адвокатами и адвокатскими образованиями Республики Дагестан и рассылка им документов органами и аппаратом Адвокатской палаты Республики Дагестан осуществляется путем электронного документооборота с применением электронной почты.
Электронный документооборот – организационно и программно-технически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством электронных документов.
2. Организация работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью электронного документооборота включает в себя подготовку, регистрацию, учет, отправку и получение электронной почты в Адвокатской палате Республики Дагестан и адвокатских образованиях (включая их обособленные подразделения).
3. Сведения, сообщения, заявления и другие документы, поступающие в Адвокатскую палату РД посредством электронной почты от адвокатов и адвокатских образований представляются для рассмотрения Президенту адвокатской палаты.
Прием корреспонденции (чтение почты) осуществляется не реже одного раза в день. Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день, в случаях поступления корреспонденции в нерабочие дни.
Запрещается рассылать материалы, содержащие вирусы или файлы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности компьютерного оборудования, программного обеспечения.
Ответственность за организацию и состояние электронного документооборота в адвокатской палате возлагается непосредственно на Президента палаты или на специально уполномоченное лицо, назначаемое распоряжением Президента.
К функциям ответственного лица относится:
- прием поступающих на электронный адрес палаты документов;
- передача документов на рассмотрение Президента палаты;
- организация отправки документов.
Ответственность за своевременность прочтения и обработки сообщений и документов, поступивших на электронные адреса адвокатских образований и личные электронные адреса адвокатов, указанных в их персональных данных, возлагается на руководителей адвокатских образований и адвокатов.
4. Адвокаты и адвокатские образования, включенные в Реестр адвокатских образований Республики Дагестан, обязаны зарегистрировать персональный электронный адрес в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и сообщить в Адвокатскую палату Республики Дагестан, а также своевременно сообщать об изменении электронного адреса.
Доставка корреспонденции из Адвокатской палаты в адвокатское образование, адвокатам и обратно осуществляется с адреса электронной почты palata@advokatrd.ru на электронные адреса адвокатов и руководителей адвокатских образований, указанных в персональных данных адвокатов и уведомлениях адвокатского образования, представленных в Адвокатскую палату РД в соответствии с Положением о реестре адвокатских образований и их филиалов Республики Дагестан.
По решению Президента АП РД могут создаваться специализированные электронные адреса по отдельным направлениям деятельности.
5. Информация, полученная посредством электронной почты, является конфиденциальной информацией.
6. Информирование адвокатов посредством электронной почты является надлежащим уведомлением.
7. Требования, установленные настоящим Положением, обязательны для всех адвокатов, адвокатских образований, их обособленных подразделений, филиалов и работников аппарата Адвокатской палаты Республики Дагестан.